Dass Textbausteine eine Menge Zeit sparen, ist eine altbekannte Büro-Weisheit. Deshalb habe ich ein paar Tipps und Strategien zusammengestellt, die dir beim Textbausteine verwalten helfen.
Denn am Ende ist die gesparte Zeit, die Summe vieler kleiner Teile. Hier eine halbe Sekunde, da zwei … Und mit jedem neuen Baustein kommt die Chance auf eine weitere gesparte Sekunde hinzu. Also sammelst du immer mehr Textbausteine.
Wichtig ist es dann Trotzdem noch den Überblick zu behalten. Am Ende bringen nur benutzte Textbausteine eine Zeitersparnis.
Tipps zum Textbausteine verwalten
Eine gute Basis für die Planung deiner Textbausteinverwaltung sind die folgenden zwei Prinzipien:
- Einprägsamkeit und Anwendung
- Struktur und Ordnung
Der erste Teil geht mehr auf gute Eigenschaften einzelner Textbausteine ein, währen der zweite (ausgiebigere) Teil den Schwerpunkt auf das Verwalten vieler Textbausteine legt. Wobei Verwalten hier aber nicht nur die Anordnung, sondern auch die Konzepte die ein mit-wachsen erlauben, bedeutet.
Einprägsamkeit und Anwendung
Jeder Textbaustein braucht ein Kürzel, mit dem er aktiviert wird. Der Haken ist nur, dass es so einprägsam sein muss, dass du es sofort für den Gebrauch parat hast. Natürlich braucht es etwas Gewöhnung für eine neue Abkürzung, aber es ist ein schlechtes Zeichen, wenn du bei der zweiten Verwendung nochmal Nachschlagen musst.
Es sollte also gut zu merken sein, darf sich aber nicht mit dem, was du normalerweise schreibst, überschneiden.
Deshalb rate ich keine „cleveren“ Abkürzungen zu benutzen. Das gilt vor allem für automatische Ersetzungen. Der Baustein ligr für „Liebe Grüße Christian“ sieht doch gut aus. Bis ich feststelle, dass filigran plötzlich komisch geschrieben wird. Oder noch unangenehmer, der Name eines Kunden „verunstaltet“ wird.
Statt dessen, ist es besser ein einleitendes Zeichen zu wählen, das nicht im normalen Gebrauch auftaucht. Zum Beispiel das ‚<‚ Zeichen. Zwar ist die Umgewöhnung am Anfang ein wenig anstrengender, aber dafür sparst du dir die Sorgen mit den Überschneidungen. Du kannst Abkürzungen wählen, an die du dich bestimmt erinnerst. Außerdem wirst du feststellen, dass dein Hirn beim Tippen des einleitenden Zeichens schnell in den Textbaustein-Modus schaltet. Das hilft beim Erinnern.
Die nächsten Tipps gehen schon in das zweite Prinzip über.
Struktur und Ordnung
Es klingt nach „Zimmer aufräumen“ und ehrlich gesagt ist das auch ein bisschen der Fall. Diese ganze Textbaustein-Geschichte ist auf einen langfristigen Nutzen ausgelegt. Und er wird auch noch eine ganze Weile anhalten nachdem du aufgehört hast, deine Textbausteine zu warten. Das ist gleichzeitig ein Vor- und ein Nachteil. Der Vorteil ist offensichtlich, der Nachteil aber besteht, darin, dass es eine Menge Aufwand kosten kann, eine veraltete Textbaustein-Sammlung wieder auf einen effizient nutzbaren Stand zu bringen.
Umgang mit Kategorien
Damit es nicht so endet, überlege dir eine grobe Struktur, die zu deiner Arbeit passt. Wenn du einen neuen Textbaustein erstellst, überlege dir ob er in eine bestehende Kategorie passt oder ob eine neue besser geeignet ist. Es ist kein Problem fünf verschiedene Kategorien mit nur drei Einträgen zu haben. Da kommen noch mehr. Deine Sammlung wächst ja mit der Zeit.
Nach und nach füllen sich die Kategorien. Und irgendwann stellst du fest, dass eine Kategorie sehr voll geworden ist und eigentlich Unterkategorien gebrauchen könnte. Statt eine Unterkategorie zu erstellen, überlege lieber, ob es eine neue Kategorie gibt, in der ein Teil der Bausteine besser aufgehoben ist. Unterkategorien machen deine Struktur komplex. Dadurch wird es schwer den Überblick zu bewahren, womit sich dann immer mehr Ballast ansammelt.
Wo wir gerade von Ballast reden, ist es ratsam ungenutzte Textbausteine zu löschen. Auch wenn sie anscheinend nichts kosten, vergrößern sie deine Struktur und lenken von den wichtigen Einträgen ab. Außerdem ist die Wahrscheinlichkeit sehr gering, dass du dich dann an das passende Kürzel erinnerst.
Textbaustein-Kürzel wählen
Reserviere kurze Abkürzungen für oft verwendete Textbausteine. Was umgekehrt bedeutet: Je seltener du eine Abkürzung verwendest, desto länger darf sie sein.
Bleibt die Frage, wie die Abkürzung einprägsam verlängert werden kann. Zum Beispiel wird „Hochachtungsvoll“ üblicherweise mit hav abgekürzt. Nur der Länge wegen daraus hochav zu machen, wäre schlecht. Die Grußformel wird so schon sehr selten verwendet, da brauchen wir uns die Sache nicht unnötig zu erschweren. Statt dessen ist es besser, den seltenen Bausteinen einer Kategorie ein gemeinsames Kategorie-Kürzel voran zustellen. In unserem Fall könnte das <grhav für die Kategorie Grüße und den Gruß sein. Die Idee dabei ist, dass es leichter ist, sich einige Kategorie-Kürzel zu merken, als viele Variationen einzelner Abkürzungen.
Textbausteinverwaltungs-Spickzettel
Ich hoffe du hast einige Ideen für deine Textbaustein-Verwaltung bekommen. Für den schnellen Überblick habe ich noch einmal alles in Stichpunkten aufgelistet:
- Nur benutzte Textbausteine helfen, der Rest ist Ballast
- Nutze ein Sonderzeichen, um Abkürzungen einzuleiten
- Verwende einprägsame Abkürzungen
- Überlege dir eine Struktur und pflege sie
- Verwende keine Unterkategorien
- Lösche unbenutzte Textbausteine (s.o.)
- Verwende Kategorien-Kürzel, um selten verwendete Abkürzungen zu verlängern
Und hier gibt es noch viel mehr über Textbausteine zu erfahren. Übrigens freue mich, wenn du den Artikel weiterempfiehlst.