Der Einsatz von Textbausteinen in Teams mit viel Kundenkontakt spart eine Menge Zeit. Beim Kunden-Support gibt es immer wiederkehrende Fragen. Die Produktbeschreibungen im Vertrieb ändern sich recht selten. Spätestens wenn es, wie in der Versicherungsbranche, gesetzlich geregelte Formulierungen gibt, ist ein vorgefertigter Textbaustein ein Segen.
Dafür braucht es nicht einmal ein großes Team auch Kleinunternehmen sparen durch eine gemeinsame Textbaustein-Software wertvolle Arbeitsstunden.
Warum Textbausteine helfen
Ein Großteil der Kundenkommunikation findet über Textmedien statt. Hauptsächlich werden E-Mails verfasst, aber auch Chat und Social Media Plattformen sind gängige Kommunikationsformen. In den meisten Fällen häufen sich Fragen der Kunden in bestimmten Themengruppen. Was letztendlich bedeutet, dass die Antworten immer wieder ähnlich formulierte Passagen enthalten werden.
Beim Einsatz von Textbausteinen geht es darum, genau das Schreiben immer wieder ähnlicher Texte zu beschleunigen. Statt die Passagen aus einem Vorlagendokument zu suchen oder gar von Hand zu tippen, wird statt dessen ein eingängiges Kürzel verwendet. Das Kürzel wird automatisch durch die zugeordnete Formulierung ersetzt.
Du kennst bestimmt das Paradebeispiel dafür:
Aus dem Kürzel mfg wird so im Handumdrehen
Mit freundlichen Grüßen
Christian Deneke
Im ersten Moment könnte man meinen, dass die paar gesparten Tastendrücke ja nicht so viel ausmachen. Wenn man das aber kurz überschlägt, stellt sich heraus, dass sich die Summe der Kleinigkeiten im Laufe einer Woche schnell im Bereich von einer Stunde bewegt.
Angenommen es dauert 20 Sekunden, eine Produktbeschreibung aus einer Vorlage zu suchen und zu kopieren, und der Mitarbeiter tut das dreimal die Stunde. Dann ergibt sich daraus schon eine Ersparnis von 40 Minuten auf eine 40-Stunden-Woche. Und noch dazu macht es den digitalen Kundenservice weniger anstrengend für die Mitarbeiter.
Das bietet die TastenTrick Grundversion
Für einzelne Nutzer bietet die Grundversion alle notwendigen Features, um effizient mit Textbausteinen zu arbeiten:
- Ersetzung von Kürzeln (auf Tastendruck, als Wort, automatisch)
- Automatische Korrekturen für die ~1500 häufigsten Tippfehler
- Erstellen, verwalten und Import/Export eigener Bausteine
Neben Textbausteinen bietet TastenTrick zusätzlich auch noch:
- Notizfunktion für Gesprächsnotizen
- Tastenkombination für Websuche
- Rechnerfunktion
Erweiterung für Teams
Für den Einsatz in Arbeitsgruppen bietet TastenTrick die Baseline-Erweiterung, mit der dein Team von gemeinsam genutzten Textbausteinen profitiert.
Gemeinsam verwendbare Textbausteine
Mit Hilfe der Baseline-Erweiterung steht dem Team eine zentrale, gemeinsame Textbaustein-Sammlung zur Verfügung. Jedes Teammitglied kann so, ohne zusätzlichen Aufwand, durch vorher bestimmte Abkürzungen ganze Textblöcke einfügen. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Bausteine vorab auf korrekte Schreibweise und ggf. auch Rechtssicherheit geprüft werden können.
Durch die zentrale Ablage werden Änderungen an den Bausteinen automatisch an alle Nutzer verteilt. Ob Ihr über ein Cloud-Share wie Dropbox, Google Drive oder ähnlichen Lösungen eure Daten teilt oder auf einem gemeinsamen Netzlaufwerk arbeitet, bleibt dabei ganz eurem Workflow überlassen.
Niemand braucht daran zu denken, die neuesten Änderungen einzuspielen oder etwa Vorlagen von Hand anzupassen. Veraltete Texte und Übertragungsfehler gehören damit der Vergangenheit an und eure Bausteine sind immer auf dem neuesten Bearbeitungsstand.
Jeder Anwender kann auch weiterhin neben der Baseline eigene Abkürzungen für Textbausteine definieren. Die Bausteine des Anwenders werden von der Baseline nicht beeinflusst.
Keine versehentlichen Änderungen
Auch mit aktiver Baseline-Erweiterung kann der Nutzer die gemeinsame Textbausteinsammlung nicht ändern. Das vermeidet das Risiko einer versehentlichen falschen Anpassung, die das gesamte Team beträfe. Stattdessen „veröffentlicht“ der Publisher eine geänderte Baseline. Mit der Veröffentlichung steht die neue Version auf dem Netzlaufwerk zur Synchronisation bereit. Auf diese Weise ist der Veröffentlichungsschritt eine bewusste Entscheidung.
Auch offline verfügbar
Eine einmal geladene Baseline steht auch ohne die Verbindung zum Netzlaufwerk zur Verfügung. Jede Anwendung nutzt eine eigene, lokale Kopie der neuesten bekannten Baseline. So bleiben die Bausteine auch bei Kundenbesuchen, Dienstreisen oder im Home Office nutzbar.
Die Synchronisation auf eine neue Version erfolgt im Rhythmus von 2 Stunden und natürlich direkt beim Start von TastenTrick. Damit liegt die maximale Verzögerung, bis eine neue Version beim Nutzer ankommt, bei 2 Stunden. Sofern eine Netzverbindung besteht.
Textbausteine für dein Team?
Wenn die Baseline-Erweiterung nach einer guten Lösung für dein Team klingt, dann teste TastenTrick kostenlos. Finde heraus, ob es zu eurer Arbeitsweise passt.
Wenn dich die Idee überzeugt, freue ich mich darauf, mit dir über Details und Ideen zu sprechen.
Schreib mir gern mit Fragen oder einem Vorschlag für einen Telefontermin.
Unser Angebot
Für die TastenTrick-Lizenz inklusive der Baseline errechnet sich der Preis pro Benutzer wie folgt:
| Preis | |
|---|---|
| TastenTrick Grundversion (einmalig) | |
| Baseline-Erweiterung | 24 € pro Jahr |
| Preis im ersten Jahr / Preis Folgejahre | 40,95 € / 24 € |
Die Lizenz für die Grundversion ist dauerhaft und bleibt auch bestehen, falls die Baseline-Erweiterung nicht mehr verlängert wird.
Selbstverständlich beinhaltet die Lizenz auch fortlaufend Updates für alle installierten Komponenten.