Graut es dir morgens davor dein Outlook zu starten? Dann werden dich die folgenden Tipps, wie du mit Outlook schneller deine E-Mails arbeitest, freuen.
Fangen wir mit den einfachen, schnell umgesetzten Tricks an und machen dann weiter mit den wichtigen Dingen.
Inhalt
Tastenkombinationen für Outlook
Fangen wir damit an, deine Zeit pro E-Mail zu reduzieren. Bevor wir uns aber mit dem Schreiben befassen, schauen wir als erstes, dass wir das Löschen, Verschieben, Markieren und Herum-Navigieren in deinen Mails beschleunigen.
Das Herumklicken im Outlook, um von A nach B zu kommen, kostet dich nicht nur Zeit, sondern auch Konzentration und Fokus. Das ist das kleine bisschen Energie, die dir am Ende das Tages dann vielleicht fehlt. Um deine Reibungsverluste möglichst gering zu halten, sind hier ein paar nützliche Tastenkombinationen und Tricks.
Navigieren in der Inbox
Es gibt keinen Grund die Scroll-Leiste auf der rechten Seite deiner Inbox zu verwenden. Die nächste oder vorherige Nachricht erreichst du über die Pfeil nach oben und Pfeil nach unten Tasten.
Wenn du ein paar Nachrichten weiter scrollen möchtest, benutze das Mausrad.
Falls du noch weiter scrollen „musst“, ist es sehr wahrscheinlich, dass du etwas bestimmtes suchst. Dafür gibt es das Tastenkürzel F3. Damit gelangst du direkt in das Suchfeld und kannst sofort deinen Suchbegriff eingeben.
Und wenn wir schon beim Suchen sind, hilft es vor allem bei langen Nachrichten zu wissen, dass du in einer geöffneten Nachricht mit F4 nach Text suchen kannst.
Auch praktisch, um Sachen zu finden ist die Sortierung deiner Inbox (die findest du ganz oben, direkt unter dem Suchfeld). Die häufigsten Sortierungen sind nach Datum und nach Absender. So findest du nämlich schneller E-Mails von denen du weißt von wem sie kamen.
Ein Tipp am Rande
Sortieren nach Größe ist besonders praktisch, wenn dein Postfach zu viel Platz verbraucht. Nach der 80/20 Regel, die ja in keinen Artikel über Produktivität fehlen darf, ist es tatsächlich so, dass 80% Speicherplatz von 20% der Nachrichten beansprucht wird. Fang also bei den größten Nachrichten an und arbeite dich dann vor.Wenn du zu den kleineren Nachrichten kommst, denkt daran, dass du gut 100 E-Mails mit 10kB löschen musst, um ein Megabyte zu sparen. Das lohnt sich nicht.
Was sich aber lohnt, ist die Inbox nach Absender zu sortieren und alle Nachrichten, die von einem bestimmten Absender stammen zu löschen. So wirst du schnell die angesammelten Newsletter und Info-Mails wieder los.
Ach ja, schau auch mal in deine gesendeten Objekte. Von denen wirst du auch auf einiges verzichten können.
Mit Nachrichten arbeiten
Der erste Arbeitstag nach Urlaub ist da, du öffnest dein Outlook und der Anblick einer dreistelligen Zahl lässt dir den kalten Schweiß auf die Stirn treten.
Da hilft nur eins, Ärmel hochkrempeln und loslegen. Mach am besten erstmal einen Lösch-Durchgang. Ein Großteil der E-Mails wird ohnehin nicht wichtig sein und verschwindet mit einem beherzten Druck auf die Entf Taste im Papierkorb. Genau, statt mit Rechtsklick und „Löschen“, geht es viel schneller mit der Entf Taste die E-Mail zu löschen.
Für die paar verbleibenden Nachrichten werden ein oder zwei wohl auch beantwortet werden müssen. Die Tastenkombination Strg+R (wie Reply) lässt dich sofort eine Antwort schreiben. Und damit du die Finger gar nicht erst von der Tastatur zu nehmen brauchst, verschickst du sie direkt mit der Tastenkombination Strg+Enter.
Ausgezeichnet! Jetzt ist es an der Zeit eigene E-Mails zu schreiben. Schließlich gibt es ja noch einiges zu klären. Erstelle mit Strg+N einfach neue Nachrichten.
Wenn du den Empfänger schon in deinem Adressbuch hast, kannst du statt seiner E-Mail-Adresse auch einfach den Namen schreiben und ihn mit Strg+K von Outlook durch die E-Mail ersetzen lassen.
Ein Tipp am Rande
Benutze Tab beziehungsweise Shift+Tab um zwischen den Adress- und Nachrichtenfeldern hin- und herspringen.
Hier ist noch einmal die Liste der wichtigsten Kürzel als Cheat-Sheet für Outlook Tastenkombinationen.
| Tastenkombination | Aktion |
|---|---|
| Strg+Enter | Email abschicken |
| Entf | Email löschen |
| Strg+R | Antworten |
| Strg+N | Neue Nachricht |
| Strg+K | Name im E-Mail Feld (An, Cc, Bcc) suchen und durch E-Mail-Adresse ersetzen |
| F3 | zum Suchen (NICHT Strg+F, das ist Weiterleiten) |
| F4 | Text in geöffneten E-Mails suchen |
| F7 | Rechtschreibprüfung |
| Tab und Shift+Tab | wechseln zwischen den verschiedenen Feldern der Email |
| Strg+1 | E-Mail Ansicht |
| Strg+2 | Termin Ansicht |
Textbausteine in Outlook
Es gibt zwei Wege in Outlook Textbausteine einzusetzen. Die Schnellbausteine und die Autokorrektur. Zugegebenermaßen ist die Autokorrektur nicht wirklich für Textbausteine gedacht und daher etwas umständlich zu nutzen, aber für schnelle Ersetzungen ist sie durchaus praktisch. Schnellbausteine hingegen sind etwas besser zugänglich, aber eher auf ganze Blöcke, wie zum Beispiel Produktbeschreibungen ausgelegt und nicht auf schnelles Schreiben.
Autokorrektur für Textbausteine verwenden
Eigentlich dient die Autokorrektur dazu Tippfehler automatisch zu korrigieren. Das funktioniert so, dass ein getipptes Wort mit der Liste der falsch geschriebenen Wörter abgeglichen wird und sollte es passen, durch die korrekte Schreibweise ersetzt wird. Das können wir uns zu nutzen machen, indem wir eine Abkürzung als „falsch geschriebenes Wort“ eintragen und den vollständigen Text als Korrektur.
Voilà, schon kannst du Abkürzungen durch Texte ersetzen. Achte aber darauf, dass du nicht versehentlich Kürzel verwendest, die nicht ersetzt werden sollten. So erstellst du eigene Ersetzungen:
Die Liste für Autokorrekturen ist etwas schwer zu finden, vermutlich, weil man (korrekterweise) angenommen hat, das man sie selten ändert. Du findest sie in den Optionen und dem Punkt E-Mail.
In dem Fenster für „Rechtschreibung und AutoKorrektur“, das tatsächlich mit dem Titel „Editoroptionen“ daherkommt, kannst du allgemeine Einstellungen für Korrekturen vornehmen und neue Ersetzungen erstellen.
Zum Beispiel kannst du einstellen, das Wörter die nur aus Großbuchstaben bestehen, nicht von der Rechtschreibkorrektur betrachtet werden sollen oder wiederholte Wörter markiert werden sollen. Das ist sehr praktisch, um einen ungestörten Arbeitsfluss sicherzustellen, so dass du nicht ständig von falschen Korrekturen unterbrochen wirst.
Aber zurück zu Textbausteinen. Um eine automatische Ersetzung zu einzurichten, musst du auf „AutoKorrektur-Optionen…“ klicken, um das „AutoKorrektur in E-Mail“ Fenster zu öffnen. Auch hier kannst du wieder einige Konfigurationen für die Rechtschreibkorrektur setzen. Sätze beginnen mit Großbuchstaben, Korrektur von zwei aufeinanderfolgenden Großbuchstaben und so weiter. Und direkt darunter findest du den Bereich „Während der Eingabe ersetzen“. Der interessiert uns.
Unter „Ersetzen:“ fügst deine Abkürzung ein und unter „Durch:“ den vollständigen Text, der eingefügt werden soll. Anschließend musst du den neuen Eintrag mit dem Button „Hinzufügen“ unten rechts einfügen, sonst wird er nicht gespeichert.
Jetzt kannst du deine Abkürzung in einer neuen E-Mail ausprobieren.
Schamlose Eigenwerbung: Wenn dir das zu umständlich ist und du deine Textbausteine überall in Windows einsetzen möchtest, solltest du TastenTrick ausprobieren.
Outlook Schnellbausteine erstellen
Wie schon gesagt, sind die Schnellbausteine eher etwas für längere vorgefertigte Textblöcke. Du erstellst sie, indem du den gewünschten Text (auch mit Formatierung und Bildern) erste einmal in eine E-Mail schreibst und ihn markierst. Dann wählst du das Ribbon/den Reiter „Einfügen“ aus und klickst dort auf Schnellbausteine.
Wenn du noch keine Bausteine erstellt hast, sieht es aus, wie in den Bild oben. Du kannst dann mit dem Eintrag „Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern…“ den markierten Bereich als Schnellbaustein speichern. Das geht aber auch schneller. Du kannst einfach den Text markieren und dann die Tastenkombination Alt+F3 nutzen, um direkt zum „Neuen Baustein erstellen“ Fenster zu kommen.
Interessant zu erwähnen ist hier der Eintrag „Name„, mit dem du den Baustein nämlich schnell einfügen kannst. Tippe einfach den Namen und dann F3, um den Baustein direkt einzufügen.
Effizienter Umgang mit E-Mails
Wie versprochen, kommen wir jetzt zu Themen, die wesentlich größeren Einfluss auf deine E-Mail-Produktivität haben. Damit deine Jagd auf die Inbox Zero auch erfolgreich ist.
Der erste Punkt ist:
Schalte die Benachrichtigung für neue E-Mails aus!
Die Information, dass eine neue Nachricht auf dich wartet, bringt dich nicht voran. Statt dessen lenkt es dich nur von deiner aktuellen Arbeit ab.
Und das ist auch ein guter Einstieg für den effizienten Umgang mit E-Mails. Denn E-Mail-Kommunikation ist ein asynchrones Medium. Im Gegensatz zum Telefon, darf dein Kommunikationspartner nicht damit rechnen, sofort eine Antwort zu bekommen.
In einem Podcast habe ich einen sehr treffenden Spruch von Merlin Mann gehört. (Etwas frei übersetzt)
„Deine Inbox ist die Liste der Dinge die die Welt von dir will.“
Das bedeutet aber noch lange nicht, dass du sie auch wollen musst. Es hilft sich das immer mal wieder ins Gedächtnis zu rufen, um die eigene Perspektive wieder gerade zu rücken. Das senkt den Stresslevel beträchtlich.
Der Vorteil dieser asynchronen Kommunikation ist, dass du entscheidest in welcher Reihenfolge die Nachrichten beantwortet werden. Und „gar nicht“ gehört da durchaus zu den Optionen.
Die Empfänger
Achte darauf wem du schreibst. Es ist ja nicht nur so, dass du jede Person, die mit auf den Verteiler kommt, etwas Zeit nimmst. Zusätzlich steigt mit jedem Empfänger die Wahrscheinlichkeit, dass du eine Antwort bekommst.
Nutze die An, Cc und Bcc Felder, um die Empfänger darüber zu informieren, ob du von der jeweiligen Person eine Antwort erwartest, weil du sie direkt „An“-sprichst oder ob es nur ein „Kopie“ zur Kenntnisnahme (Cc für „Carbon copy“) ist.
Vorsortieren: E-Mails automatisch verschieben oder markieren
Eine hilfreiche Möglichkeit deinen Posteingang in Outlook übersichtlich zu halten sind die sogenannten Regeln. Mit ihnen lassen sich Nachrichten, abhängig von Schlüsselwörtern oder Eigenschaften automatisch mit farblichen Markern und Erinnerungen versehen oder auch automatisch in Ordner verschieben.
Damit lässt schon einiges vorab „bewerten“, dass du auch schon, ohne die E-Mails gelesen zu haben, einen Überblick über die Lage bekommst.
Hier sind ein paar einfache Ideen für Outlook-Regeln, um deine Kreativität in Schwung zu bringen:
- „Nachricht Text enthält ‚unsubscribe‘ oder ‚abmelden'“ verschiebe in „Newsletter“
- Markiere „Nachricht von ‚kontakt@example.com‚“ mit „blauer Gruppe“
- „Nachricht Text enthält ‚Angebot‘ oder ‚Anfrage‘ oder ‚Preis'“ verschiebe in „Anfragen“ und setze Erinnerung in einem Tag
Eine Regel erstellst du am einfachsten, indem du ein E-Mail für die du eine Regel erstellen möchtest, mit der rechten Maustaste anklickst und im Menü „Regeln“ und dann „Regeln erstellen“ auswählst.
Schneller Antworten
Vor allem wenn du viel Kundenkontakt hast, wirst du häufig ähnliche Fragen bekommen und auch deine Angebots-Texte werden immer wiederkehrende Formulierungen haben. Das hat ja auch seinen guten Grund. Es geht um gute Verständlichkeit, schnellen Überblick und gegebenenfalls sogar Rechtssicherheit. Da ist immer neue Kreativität nicht wirklich von Vorteil, vor allem wenn man selbst nach etwas sucht.
Und damit die ständige Wiederholung nicht zur Qual wird, bietet Outlook eine einfache Textbaustein-Funktion mit der sich schnell, häufig verwendete Phrasen einfügen lassen.
Wenn dir die Idee gefällt, mit Abkürzungen auf die Schnelle ganze Sätze einzufügen in allen Programmen einfügen zu können, dann schau dir mein Textbaustein-Programm (für Windows) an. Ich bin sicher, dass es dir gefällt.
Und wo wir schon beim Thema Textbausteine sind, ist da ja immer die Frage „wie finde ich gute Textbausteine?“. Ein guter Ansatz ist, deine alten E-Mails und Texte durchzugehen. Bei E-Mails bekommst du bessere Ideen, wenn du in den Gesendet Ordner schaust und nicht in den Posteingang, da liegen ja die Texte die du geschrieben hast. Wenn du die ganzen Nachrichten nicht von Hand nach Textbaustein-Beispielen durchgehen möchtest, kannst du auf Seite Textbaustein-Tool.de aus Texten Textbaustein-Vorschläge generieren lassen.
9 Tipps für eine gute E-Mail
Es reicht allerdings nicht nur schneller zu schreiben. Was am Ende zählt, ist was du schreibst.
Hier sind ein paar Ideen, die bei der E-Mail Verständlichkeit helfen können. Ein paar Punkte kommen eher bei der häufigen Kommunikation zwischen Kollegen zum Tragen, aber wie bei allen solcher „Regeln“ ist der gesunde Menschenverstand das Maß der Dinge.
- Vermeide unnötige E-Mails. Deine Kollegen werden es dir danken und dir auch nicht antworten. ;)
- Überlege vorab, was du mit deiner Nachricht erreichen möchtest.
- Wenn Emotionen im Spiel sind, geh dir einen Kaffee holen, bevor du auf „senden“ klickst. Richtig, benutze nicht Strg+Enter sondern schied den Mauszeiger an die richtige Stelle und klicke.
Pro-Tipp: Lösche den Empfänger aus der „An“-Zeile, das verhindert ein versehentliches abschicken. (Du wärst überrascht wie schnell das passiert) - Verfasse deinen „Betreff“ so spezifisch wie möglich. So etwas wie „Frage“ ist KEIN ordentlicher Betreff.
- Weiche nicht vom Thema ab. Schreib im schlimmsten Fall eine weitere Mail.
- Mach es der Empfängerseite so einfach wie möglich dir zu helfen. Achte darauf alle notwendigen Informationen einzufügen.
- Schreibe eine klare, schnell erkennbare Handlungsaufforderung.
- Das „eine“ in 4. ist als Zahlwort gedacht. Je mehr du Fragst, desto weniger Antworten bekommst du.
- Falls der Betreff vorher nicht klar war oder sich das Thema ändert, ändere die Betreffzeile beim Antworten.
Bonus-Tipp für „CEOs“
Es gibt einen wichtigen Unterschied zwischen kurz und bündig und abgehackt und unhöflich.
Gefühlte Effizienz ist kein Grund für unverschämte Forderungen statt freundlicher Bitten.
Zu guter Letzt
… ist hier noch ein wirklich toller Vortrag über den erwachsenen Umgang mit E-Mails, Zeit und Prioritäten für dich.
