Textbausteine: Alles was du wissen musst (inklusive Tool-Tipp)
Textbausteine sind eine enorme Erleichterung für die tägliche Arbeit. Besonders wenn du viel mit E-Mail und Texten zu tun hast.
In diesem Artikel findest du alles was es über Textbausteine zu wissen gibt. Falls dir eine Information fehlt oder du Fragen hast, schreib mir gerne an tipp(lustiges a)TastenTrick.de und ich versuche es so schnell wie möglich zu ergänzen. Zusätzlich gibt es auch noch eine Sammlung detaillierter Textbaustein-Artikel zu bestimmten Einsatzbereichen.
Vermutlich wird nicht jeder Teil gleich-spannend für dich sein. Überspring einfach die Abschnitte, die dich nicht so interessieren, die kannst du später ja immer noch lesen.
Solltest du einfach nur auf der Suche nach einem Textbaustein-Programm für Windows 10 sein, folge einfach dem Link und schau was dir TastenTrick zu bieten hat.
Im Grunde bezeichnen Textbausteine eine Sammlung vorbereiteter Texte, die bei Bedarf in Dokumente eingefügt werden. Diese Möglichkeit bieten viele Textverarbeitungs- und E-Mail-Programme schon von Hause aus an. Zusätzlich gibt es aber auch spezialisierte Textbaustein-Programme, die die Bausteine per Tastenkombination oder durch das automatische Ersetzen von Abkürzungen einfügen. Der Vorteil dieser Tools ist, dass sie in jedem Programm und auf die gleiche Art und Weise einsetzbar sind.
Eine Textbaustein-Sammlung hat nicht nur den Vorteil, dass sich immer wiederkehrende Textblöcke wesentlich schneller „zu Papier“ bringen lassen. Sie verhindert auch noch das Einschleichen von Flüchtigkeitsfehlern. Das ist besonders beim Erstellen von Angeboten und Berichten praktisch. Denn so lässt sich zusätzlich sicherstellen, dass Angebotstexte rechtssicher formuliert sind und auch alle wichtigen Punkte enthalten. Das vermeidet Fehler und erlaubt es auch Mitarbeitern ohne zusätzliches rechtliches Hintergrundwissen Angebote zu erstellen.
Textbausteine einfügen in Word und Outlook
Jetzt liegt natürlich die Frage nahe wie du selbst Textbausteine zum Einsatz bringst. Ganz einfach. Die meisten Office Pakete (zum Beispiel Microsoft Office mit Word und Outlook) bieten von Hause aus eine einfache Funktionen zum Einfügen von Texten an. Die lässt sich zwar nur in dem entsprechenden Programm einsetzen, aber selbst damit ist schon einiges zu schaffen.
Nehmen wir die Word Textbausteine als Beispiel (hier ist der Artikel für Outlook Textbausteine und noch einiges mehr). Hier ist der beste Ansatz wohl eine Kombination aus Autokorrektur und AutoText. Während sich mit der Autokorrektur schnell und vor allem automatisch Kürzel in Text umwandeln lassen, aktiviert man AutoText per Tastendruck (F3). Allerdings hat es dafür den Vorteil, dass es Vorschlagslisten beherrscht und du nicht genau ein Kürzel tippen muss.
Die Autokorrektur Option findest du übrigens unter Datei >> Optionen und im Options-Fenster unter „Autokorrektur-Optionen …“
Stellst du irgendwann fest, dass dir deine Kürzel in anderen Programmen fehlen, ist der Einsatz einer Textbaustein-Software (für Windows 10) eine gute Wahl. Damit lassen sich nicht nur überall Textbausteine einfügen. Meist bieten sie auch weitere Funktionen, wie das Einbinden der Zwischenablage, das Ausfüllen von Formularfeldern oder das Aktivieren von Tastenkombinationen in Programmen.
Jetzt reicht es ja nicht, nur ein Tool zu installieren, sondern muss auch lernen damit umzugehen. Aus großer Kraft folgt große Verantwortung. ;)
Textbausteine verwalten: Strategien für den langfristigen Erfolg
Ein guter Trick für das Arbeiten mit Textbausteinen ist, deine Abkürzungen so zu wählen, dass sie sich möglichst gut in deinen Schreibfluss integrieren. Du solltest also schwer zu erreichende Sonderzeichen in deinen Kürzeln vermeiden. Vor allem wenn du das 10-Finger-Schreiben beherrschst, hilft es möglichst wenig Zahlen und Sonderzeichen zu verwenden, da sie sehr weit von der Grundreihe entfernt und damit langsamer zu tippen sind.
Noch wichtiger ist aber, dass du intuitive Abkürzungen wählst, damit du sie ohne großes Nachdenken abrufen kannst. Zum Beispiel ist die Abkürzung „BU“ für das Wort Berufsunfähigkeitsversicherung wesentlich einprägsamer und leichter zu tippen als etwas frei Erfundenes wie „&a3“.
Dabei solltest du allerdings auch beachten, dass deine Kürzel sich nicht mit Worten oder Wortteilen überschneiden. Es wäre ja ärgerlich, wenn beim alltäglichen Schreiben ständig Wörter durch falsche Ersetzungen zu sinnlosem Buchstabensalat werden. Um das zu vermeiden, nutze ich gerne das „<“ als einleitendes Zeichen. In meinem Alltag kommt das Zeichen nämlich nicht als Teil eines anderen Worts oder Befehls vor.
Die verschiedenen Auslöser für die Textersetzung
Das bringt uns auch gleich zu einem anderen Thema, nämlich den verschiedenen Auslöse-„Triggern“. In den meisten Textbaustein-Tools kannst du für ein Kürzel aus einer von drei Regeln zum Auslösen der Textersetzung wählen.
Die erste ist das Ersetzen von „Worten“. Dabei geht es nicht wirklich darum, dass es ein Wort sein muss, sondern nur, dass das Kürzel von Wort-Trennzeichen (wie Satzzeichen, Zeilenumbrüche oder Leerzeichen) umschlossen sein muss. Das eignet sich besonders gut für die Korrektur von Tippfehlern (z.B. dirket -> direkt) oder das Erweitern von Abkürzungen zu ganzen Worten. Die Kürzel lassen sich sehr gut in den Schreibfluss einbinden und sind schon nach kurzer Zeit fast ohne nachzudenken im Einsatz.
Die zweite Variante ist das automatische Erweitern des Kürzels. Das ist praktisch für das Einfügen von Sonderzeichen (z.B. <m2 für m²) oder ganzer Absätze. Diese Regel für das Einfügen von Absätzen zu verwenden lässt mehr Spielraum für „wort-erweiterte“ Kürzel.
Und zu guter Letzt ist das noch die Aktivierung durch Tastendruck, die das Kürzel nur dann ersetzt, wenn du danach die Aktivierungstaste tippst.
Die richtige Kürzel-Strategie für dich
Nachdem du jetzt weißt, nach welchen Regeln du deine Kürzel ersetzen lassen kannst und welche Vor- und Nachteile das bringt, geht es jetzt daran die richtige Strategie zum Erstellen deiner Bausteine zu finden. Eine gute Basis für die Struktur deiner Textbausteinverwaltung sind die Prinzipien:
Einprägsamkeit und Anwendung
Struktur und Ordnung
Das erste Prinzip bezieht sich auf die Kriterien einzelner Textbausteine und geht darauf ein, wie du einprägsame Kürzel erstellst, die auch möglichst gut in Alltag einzusetzen sind. Das zweite Prinzip legt den Schwerpunkt auf das Verwalten vieler Textbausteine. Wobei sich das Verwalten nicht nur die Anordnung und Ablage bezieht, sondern auch Konzepte für ein mitwachsen umfasst.
Einprägsamkeit und Anwendung
Jeder Textbaustein braucht eine Abkürzung Und zwar eine die gut zu merken ist, so dass du sie sofort für den Gebrauch parat hast. Ein gutes Kürzel erkennst du daran, dass du in dem Moment, in dem du vergessen hast, dass du den Baustein schon erstellt hast, trotzdem die gleiche Idee für das Kürzel hast.
Neue Textersetzungen brauchen natürlich etwas Gewöhnung, aber es ist schon ein schlechtes Zeichen, wenn du mehr als zweimal Nachschlagen musst.
Zusammengefasst sollte deine neue Abkürzung:
gut zu merken sein.
in einem sinnvollen Zusammenhang mit dem Ersetzungstext stehen.
sollte sich nicht mit üblicherweise geschriebenem überschneiden.
Verwende keine „cleveren“ Abkürzungen. Das gilt vor allem für automatische Ersetzungen. Der Baustein ligr für „Liebe Grüße“ sieht vielleicht noch ganz gut aus. Bis du feststellst, dass plötzlich filigran nicht mehr richtig geschrieben oder noch unangenehmer, der Name eines Kunden „verunstaltet“ wird.
Verwende stattdessen lieber ein einleitendes Zeichen, das nicht im normalen Gebrauch auftaucht. Zum Beispiel das ‚<‚. Zwar ist die Gewöhnung am Anfang ein wenig anstrengender, aber dafür sparst du dir die Sorgen mit den Überschneidungen. Damit kannst du Abkürzungen wählen, an die du dich bestimmt erinnerst. Und du wirst beim Tippen des einleitenden Zeichens feststellen, dass du gedanklich in den Textbaustein-Modus schaltest. Das hilft beim Erinnern.
Reserviere kurze Abkürzungen für oft verwendete Textbausteine. Umgekehrt bedeutet das auch: Je seltener eine Abkürzung verwendet wird, desto länger darf sie sein.
Bleibt die Frage, wie die Abkürzung einprägsam verlängert werden kann. Zum Beispiel wird „Hochachtungsvoll“ üblicherweise mit hav abgekürzt, daraus hochav zu machen damit das Kürzel länger ist, wäre aber schlecht. Schließlich lässt sich das nicht so gut merken. Die Grußformel wird an sich schon selten verwendet, da man sich die Sache nicht unnötig erschweren. Stattdessen ist es besser, seltenen Bausteinen ein gemeinsames Kategorie-Kürzel voranzustellen. In unserem Fall könnte das <grhav für die Kategorie Grüße und den Gruß sein.
Die Idee dabei ist, dass es leichter ist, sich einige wenige Kategorie-Kürzel zu merken, als eine Menge künstlich verlängerter Abkürzungen.
Texte per Such-Fenster einfügen
Eine weitere Möglichkeit, besonders für die langen, selten genutzten Textbausteine, ist das Einfügen über das Suchfeld. Mit Hilfe der Abkürzung öö öffnet sich ein Suchfenster, das dir Bausteine vorschlägt, die die eingegebenen Wörter enthalten. Wie gesagt, spart das besonders bei längeren Texten Zeit, weil die Suche zwar etwas langsamer als eine Textersetzung ist, aber immer noch schneller als es von Hand irgendwoher zu holen. Hier ist ein Video, wie das Einfügen per Suchfenster funktioniert:
Es klingt ein wenig nach „Zimmer aufräumen“ und ehrlich gesagt ist das auch gar nicht so weit von der Wahrheit entfernt. Diese ganze Textbaustein-Geschichte ist auf einen langfristigen Nutzen ausgelegt und von dieser Arbeit wirst du eine ganze Weile profitieren. Selbst nachdem du aufgehört hast deine Textbausteine zu warten. Das ist gleichzeitig ein Vor- und ein Nachteil.
Der Vorteil ist offensichtlich. Der Nachteil aber besteht, darin, dass es eine Menge Aufwand sein kann, eine veraltete Textbaustein-Sammlung wieder auf einen ordentlichen Stand zu bringen.
Umgang mit Kategorien
Damit es nicht so endet, überlege dir eine grobe Struktur, die zu deiner Arbeit passt. Wenn du einen neuen Textbaustein erstellst, überlege dir ob er in eine bestehende Kategorie passt oder ob eine neue besser geeignet ist. Es ist kein Problem fünf verschiedene Kategorien mit nur drei Einträgen zu haben. Da kommen noch mehr. Deine Sammlung wächst ja mit der Zeit.
Nach und nach füllen sich die Kategorien mit immer mehr Textbausteinen. Und irgendwann stellst du fest, dass es in einer Kategorie schon sehr voll geworden ist. Der Gedanke an Unterkategorien liegt da nahe. Statt eine Unterkategorie zu erstellen, überlege lieber, ob ein Teil der Bausteine besser in einer neuen Kategorie aufgehoben ist. Unterkategorien machen deine Struktur unübersichtlich. Das macht es schwer den Überblick zu bewahren, womit sich dann Ballast ansammelt.
Wo wir gerade von Ballast reden … Lösche ungenutzte Textbausteine. Das sorgt dafür, dass du leichter den Überblick behältst und weniger Kürzel belegt sind. Das schafft mehr Platz für nützliche Einträge.
Spickzettel zur Textbausteinverwaltung
Für den schnellen Überblick habe ich noch einmal alles in Stichpunkten aufgelistet:
Nur benutzte Textbausteine helfen, der Rest ist Ballast
Nutze ein Sonderzeichen, um Abkürzungen einzuleiten
Verwende einprägsame Abkürzungen
Überlege dir eine Struktur und pflege sie
Verwende keine Unterkategorien
Lösche unbenutzte Textbausteine (s.o.)
Verwende Kategorien-Kürzel, um selten verwendete Abkürzungen zu verlängern
Beispiele, Tipps und Tricks
Neben normalem Text kannst du deine Textbausteine auch noch mit Platzhaltern versehen, die dann beim Ersetzen ihre jeweilige Wirkung entfalten.
Cursor Positionieren
Füge in deinen Baustein-Text den Eintrag {cursor} oder {|} ein damit der Cursor, nach dem Einfügen des Texts, an diese Position gesetzt wird.
Datum einfügen
Mit dem Platzhalter {date:dd‘.’MM‘.’yyyy} wird das aktuelle Datum im üblichen Format eingefügt. Für Zeitstempel oder Datumsangaben die sortierbar sein sollen, ist es am besten, wenn du das ISO-Datums-Format nutzt. Du kannst die Formatierung nämlich, ähnlich wie in Excel, anpassen. Das dd steht für das zweistellige Tagesdatum, MM für den Monat, ebenfalls zweistellig und yyyy für das Jahr in vier Stellen. Alles, was du zwischen einfachen Anführungszeichen schreibst, wird genauso ausgegeben, wie du es geschrieben hast.
Zwischenablage einfügen
Manchmal ist es praktisch gleich den Inhalt der Zwischenablage (auch Clipboard genannt) in deinen Text mit einzubinden. Schreibe in deinen Text einfach den Platzhalter {clipboard} und beim ersetzen deines Textkürzels wird dort automatisch die Zwischenablage mit eingefügt.
Tastenkombinationen ausführen
Noch ein praktischer Kniff, der sich gut für Formulare eignet ist der Platzhalter, mit dem du Tastendrücke simulieren kannst. Um die Tab-Taste zu simulieren, füge {key:tab} in deinen Baustein ein. Beim Einfügen in ein Formular wird der erste Teil in das aktuelle Feld eingetragen, dann wechselst du durch das simulierte Tippen der Tab-Taste ins nächste Formularfeld und dort wird weitergeschrieben.
Beispiele für Textbausteine
Jetzt weißt du schon eine Menge über Textbausteine, aber vielleicht hättest du gern ein paar Beispiele, um in den „Groove“ zu kommen. Genau dafür habe ich dir eine Liste von Textbaustein-Beispielen zusammengestellt. Hier ist schon mal ein Anfang:
Korrektur von Tippfehlern
Der einfachste Trick ist, häufige Tippfehler zu korrigieren. Schreibst du häufig „wahrschieblich“ statt „wahrscheinlich“? Eine Wort-Ersetzung löst das Problem und du brauchst nicht jedes Mal wieder nachzuschauen, ob du dich vertippt hast.
Genauso kannst du das Tippen von Apostrophen, vor allem im Englischen, sparen. Ersetze einfach „dont“ automatisch durch „don’t“.
Ein weiterer Fall ist das „verspätete“ Leerzeichen. Wenn du schnell tippst, kommt es bei bestimmten Wortkombinationen gern vor, dass der erste Buchstabe des Folgeworts ans Ende des ersten Worts rutscht. Zum Beispiel „ichb in“ statt „ich bin“
Kontaktdaten
Kontaktdaten sind immer wieder gute Kandidaten für Textbausteine. Richte dir Kürzel ein für:
Natürlich darf bei so einer Aufzählung nicht das Standard-Beispiel mit den Gruß- und Abschiedsformeln fehlen. Neben MfG für „mit freundlichen Grüßen“ gibt es noch eine ganze Reihe anderer Formeln, wie „Liebe Grüße“ oder „Viele Grüße aus Hamburg“. Nutze die Gelegenheit und erstelle gleich Kürzel für mindestens drei deiner am häufigsten verwendeten Grüße. Und vergiss nicht, dass dein Name mit dazu gehört. Den brauchst du nicht jedes Mal von Hand zu tippen. ;)
Häufig verwendete Phrasen und Textblöcke
Das klingt schrecklich Allgemein, aber mit folgenden Tricks kannst du schon mal ein paar Grundbausteine sammeln. Wirf einen Blick in den „Gesendet“ Ordner deines E-Mail-Programms. Dort liegen eine Menge Texte, die du geschrieben hast. Jetzt ist die Gelegenheit, sie nach oft verwendeten Formulierungen und Beschreibungen zu durchsuchen. Es kann gut sein, dass du überrascht sein wirst, was da alles zu Tage kommt. Vor allem auch Phrasen, von denen du gar nicht wusstest, dass du sie oft verwendest.
Links
In Anlehnung an die Kontaktdaten und häufig verwendeten Phrasen lohnt es auch mal zu schauen, ob du vielleicht häufiger die gleichen Links verschickst. Sei es auf Hilfe-Seiten oder auf deine eigene Webseite.
Code
Wenn du häufiger mit Webseiten arbeitest, ist es praktisch bestimmte, immer wieder verwendete Code-Schnipsel durch Kürzel einzufügen. Denk daran, dass du bei deinen Textbausteinen auch die Position bestimmen kannst, an der dein Cursor nach dem Einfügen stehen soll. Das spart nochmal ein paar lästige Tastendrücke oder den Griff zur Maus.
Zeitstempel
Wie im Datums-Abschnitt schon erwähnt, kannst du ein Kürzel durch ein beliebig formatiertes Datum ersetzen lassen. Damit hast du die Möglichkeit Dateien oder auch Einträge in einer Notiz schnell mit einem Zeitstempel wie 2019-05-14 zu versehen. Der Vorteil bei diesem Format ist nämlich, dass hier die alphabetische Sortierung auch der zeitlichen Sortierung entspricht.
Nachteile von Textbausteinen
Bei all den Vorzügen die dir Textbausteine bieten, gibt es auch ein paar „Fallstricke“. Zum Beispiel machen es dir vorgefertigte Formulierungen es unglaublich leicht Antworten zu schreiben, die nicht so ganz genau zur Frage passen. Da kommt gleich dieses Gefühl auf, am Fließband abgefertigt worden zu sein. Diese unpersönlichen Texte mag niemand gern. Das ist an sich keine Frage der Textbausteine, sondern wie viel Mühe du in die Nachricht investierst. Beim Arbeiten mit vor-formulierten Texten fällt es nur umso schneller auf.
Ein anderer Stolperstein sind unerwartete Ersetzungen. Vor allem wenn du viele Kürzel ohne Sonderzeichen nutzt, kann es passieren, dass eine Buchstabenkombination in einem Wort, die Erweiterung auslöst. So lange du es bemerkst, ist es „nur“ lästig und kostet Zeit. Wenn die Ersetzung unbemerkt durchrutscht, lässt es deinen Text unsauber und dahin-geschrieben aussehen. Achte also gut darauf, welche Kürzel du verwendest.
Textbausteine in Teams nutzen
Besonders in Bereichen wie dem Support kannst du mit gemeinsam genutzten Textbausteinen viel Zeit sparen. Einmal erstellt, profitieren alle davon. Und noch dazu schleichen sich auch keine neuen Fehler beim Schreiben ein. Mehr dazu findest du im Artikel über Textbausteine für Teams.
Fazit
Textbausteine sind ein praktisches und mächtiges Werkzeug. Und es zahlt sich richtig aus, wenn du erst einmal in Übung bist.
